올바른 공문서 작성법②
“모든 행정업무는 문서로 시작해 문서로 끝난다”고 할 정도로 행정활동은 대부분 문서로 이루어집니다. 공공기관은 한글 맞춤법을 올바르게 사용하고, 많은 사람들이 내용을 쉽게 이해할 수 있도록 간결한 언어 사용을 해야 할 의무가 있습니다. 공문서 작성 예시를 통해 바람직한 공공언어 사용을 익혀 봅니다.
➊ 제∨7호 → 제7호
▷ ‘제(第)’는 접두사입니다. 접두사는 뒷말에 붙여 씁니다.
➋ 만전 당부 → 협조 요청
▷ 만전(晩全)은 상투적인 한자 표현입니다. 공문서는 쉬운 표현으로 쓰는 것이 바람직합니다.
➌ 8월초 → 8월∨초
▷ ‘초’는 ‘어떤 기간의 초기’를 뜻하는 의존명사입니다. 의존명사는 띄어 씁니다.
➍ 수∨차례 → 수차례
▷ ‘수차례’는 한 단어이므로 붙여 씁니다.
➎ 태풍 북상에 대비하여 철저한 사전 대비와 대응 조치로 총력 대응하여 시민의 생명과 재산을 보호하고 피해를 최소화 할 수 있다는 자부심을 배양하여 왔습니다. → 태풍 북상에 철저히 대비하고 대응하여 시민의 생명과 재산을 보호하고 피해를 최소화할 수 있었습니다.
▷ 한 문장에는 너무 많은 내용을 담지 않도록 문장을 적절히 나누어 씁니다.
▷ ‘최소화하다’는 한 단어이므로 붙여 씁니다.
➏ 금번 → 이번
➒ 금일 → 오늘
▷ 일본식 한자어는 쉬운 말로 다듬어 씁니다.
➐ 본문 항목 사이 위와 아래의 여백은 가독성을 위해 조정이 가능합니다.
▷ 붙여쓰기, 띄어쓰기 모두 가능합니다.
➑ , - → 가, 1)
▷ 공문서는 상위 항목부터 하위 항목까지 1. → 가. → 1) → 가) → (1) → (가)의 형태로 표시합니다.
▷ 필요한 경우에는 □, ○, -, ㆍ 등과 같은 특수한 기호로 표시할 수 있습니다.
▷ 참고 예시 (항목의 표시위치 및 띄우기)
수신∨∨◯◯◯장관(◯◯◯과장)
(경유)
제목∨∨◯◯◯◯◯
1.∨◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯
∨∨
가.∨◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯
∨∨∨∨
1)∨◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯
∨∨∨∨∨∨
가)∨◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯
∨∨∨∨∨∨∨∨
(1)∨◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯
∨∨∨∨∨∨∨∨∨∨
(가)∨◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯
2.∨◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯
※ 2타(∨∨ 표시)는 한글 1자, 영문·숫자 2자에 해당합니다.
※ 하나의 항목만 있는 경우에는 항목기호를 부여하지 아니합니다.
➓ 체크리스트 → 점검표
▷ 외국어는 될 수 있으면 우리말로 씁니다.
참고자료. <개정 한눈에 알아보는 공공언어바로쓰기>(국립국어원), 2020행정업무운영편람(행정안전부)
정리 이윤희(한국농어촌공사 홍보실)
