공문서를 작성할 때는 자연스러운 표현과 더불어 정보를 효과적으로 전달할 수 있는 형식을 고려해야 하며 주제가 분명하게 드러나도록 써야 한다. 따라서 전달하려는 정보를 한눈에 알 수 있게 자료를 구성하고, 가독성 있게 정보를 배열하는 것이 중요하다.
비슷하거나 같은 뜻을 나타내는 표현을 반복하여 쓰지 않고, 여러 뜻으로 해석되는 표현을 피한다. 하나의 뜻을 나타내도록 정확하게 쓴다.
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권장표현
한눈에 알 수 있게 자료를 구성하되, 주제와 뒷받침하는 내용이 계층적으로 제시되도록 구성한다.
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모집 대상: 만 19세 이상~만 39세 이하 ○○군에 주소 또는 등록 기준지를 둔 예비 또는 창업 1년 이내 창업자
권장표현
모집 대상: 아래 기준을 모두 만족하는 사람
글의 핵심 내용을 앞부분에 제시하고, 그 다음에 설명하는 내용을 쓴다. 강조하는 부분은 쉽게 드러나도록 밑줄이나 굵은 글씨, 작은따옴표 등으로 표시한다. 도표나 사진 등의 보조자료도 적절히 활용한다.
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사업비는 모임의 마을 공동체 활동 목적을 시행하기 위한 최소 경비로 편성하여야 하며, 식비, 강사료, 단순 인건비 등을 과다하게 편성하지 않도록 하여야 하고, 특히 행사비는 본연의 사업 목적에 필요한 소규모 행사 규모를 원칙으로 하여야 함.
권장표현
사업비는 다음의 원칙에 따라 편성해야 한다.
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도시철도 출입구부터 10미터 이내의 구역
권장표현
도시철도 출입구부터 10미터 이내의 구역
※사진, 그림을 제시함.
정리편집실참고자료국립국어원 〈쉬운 공문서 쓰기 길잡이〉