올바른 공문서 작성법

“국민의 처지에서 표현하기”

공공언어는 국민에게 전달되는 언어이므로 수신자인 국민의 처지에서 불편함을 느끼거나 거부감이 들지 않도록 주의해서 사용해야 한다. 예를 들어 공문서에 명령형의 고압적 표현이 지나치게 사용된다면 독자는 거부감을 느낄 수 있다. 또한 공문서를 읽는 국민이 딱딱하고 어려운 행정문서의 내용을 되도록 편안하게 받아들일 수 있도록 표현을 정돈하는 것이 좋다.

1. 명령형 ‘∼을 것’보다 ‘∼하세요’ 등으로 완곡하게 표현하기

‘∼을 것’으로 표현하는 것은 명령형이므로 독자에게 고압적으로 다가온다. 행정문서는 국민에게 정확하고 명료하게 정보를 전달하는 것이 궁극적인 목적이므로 고압적으로 느껴질 수 있는 표현을 써서는 안 된다. 국민이 해당 내용을 잘 이해하도록 표현하는 것으로 충분하기 때문이다. 따라서 ‘∼을 것’의 표현은 문맥에 따라 적절하게 ‘∼이어야 함’ 또는 ‘∼하세요’로 부드럽게 수정하여 표현하는 것이 좋다.

2. ‘∼바람’보다 ‘∼하기 바랍니다’ 등으로 완곡하게 표현하기

문서를 읽고 독자가 수행해야 하는 일이 있을 때 지시하는 표현을 쓰지 않도록 한다. ‘문의 바람’이나 ‘표시하기 바람’은 ‘―음’ 형의 명령형 어미이므로 독자에게 명령적이고 고압적으로 읽힌다. ‘∼하여 주시기 바랍니다’와 같이 보조 용언 ‘주다’를 넣거나 ‘하기 바랍니다’와 같이 하십시오체를 사용하여 공손하며 친근한 문장으로 표현한다.

정리편집실참고자료국립국어원 〈쉬운 공문서 쓰기 길잡이〉